ईमेल ग्राहकों को अपने ग्राहक सूचियों के प्रबंधन की बात करते समय हरे रंग के अंगूठे का प्रयोग करना होगा।
उच्च सुपुर्दगी बनाए रखने के लिए नियमित सूची रखरखाव महत्वपूर्ण है। कुछ विभागीय ईमेल पतों को हटाने, ईमेल पते को हटाने के लिए सरल कदम जैसे कि लगातार नरम उछाल, और शिकायतों की एक उच्च प्रतिशत का उत्पादन करने वाली सूचियों को नहीं भेजना ईमेल अभियानों को पूरे साल खिल सकता है।
पहला चरण यह सुनिश्चित करना है कि आपकी वर्तमान ईमेल प्रणाली अनुरोधों और अमान्य ईमेल पतों को सही ढंग से संसाधित कर रही है। एक बार जब एक ईमेल पते को अमान्य होने के रूप में पहचाना जाता है, तो उस पते की स्थिति को बदल दिया जाना चाहिए ताकि इसे फिर से मेल न किया जाए, और कोई भी सूची सदस्य जो आपके मेलिंग से सदस्यता समाप्त करने का विकल्प चुनता है, उनकी स्थिति भी बदलनी चाहिए।
इन पतों को डेटाबेस से कभी भी एकमुश्त नहीं हटाया जाना चाहिए क्योंकि इससे पता फिर से जुड़ सकता है। इन दोनों में से किसी एक का विरोध करने से प्रतिष्ठा की समस्या पैदा होगी।
कई ईमेल सूचियों में ऐसे ईमेल पते होते हैं जो नहीं होने चाहिए। ये पते अक्सर विभागीय पते होते हैं जैसे sales@, info@, दुरुपयोग@, hr@, वेबमास्टर@ या पोस्टमास्टर@। ये पते अक्सर सीधे वेबसाइटों से लिए जाते हैं और इन्हें कभी भी ईमेल नहीं किया जाना चाहिए। किसी समूह में जाने वाले ईमेल पते जैसे कि all@, everything@, औरpeople@ पर भेजना भी अनुचित है।
सुरक्षित होने के लिए, विभागीय और समूह पते के सभी रूपों को मेल नहीं किया जाना चाहिए, और यदि संभव हो तो एक गैर-सक्रिय स्थिति में सेट किया जाए।
सॉफ्ट बाउंस एक वितरण श्रेणी है जो उन संदेशों को संदर्भित करती है जिन्हें अस्थायी समस्याओं जैसे कि पूर्ण मेलबॉक्स, डोमेन कनेक्शन समस्या या "ऑफ़िस से बाहर" नोटिस के कारण वितरित नहीं किया जा सकता है। लेकिन कभी-कभी हार्ड बाउंस (स्थायी समस्याएं जैसे कि अमान्य पता या गैर मौजूदा डोमेन) को गलत रूप से सॉफ्ट बाउंस के रूप में वर्गीकृत किया जाता है।
डिलीवरी की रिपोर्ट का विश्लेषण करने और अविश्वसनीय नरम उछाल के वितरण की स्थिति को बदलने में थोड़ा समय बिताने से आईएसपी के साथ संभावित समस्याओं को कम किया जा सकता है। अपने मेल सिस्टम के सॉफ्ट बाउंस टॉलरेंस सेटिंग की जांच करना भी एक अच्छा विचार है। यह निष्क्रिय होने से पहले एक पते पर प्राप्त होने वाली लगातार नरम उछाल की संख्या है।
नरम उछाल सहिष्णुता को थोड़ा कम करने से इसकी संख्या को कम करने में मदद मिल सकती है पतों वह कभी नहीं मिलेगा। 15 से 20 के लिए एक नरम उछाल सहिष्णुता एक अच्छा रूढ़िवादी संख्या है।
उच्च शिकायतें अभी भी सबसे बड़ी वजह हैं, संदेश डिलीवर नहीं हो पाती हैं या वे थोक फ़ोल्डर में रूट हो जाती हैं। अधिकांश प्रतिष्ठित ईमेल सिस्टम 'स्पैम' बटन को हिट करने वाले सूची सदस्यों को हटाने के लिए एक फीडबैक लूप के रूप में एक प्रोटोकॉल का उपयोग करेंगे, लेकिन सक्रिय होने और उच्च शिकायतों को उत्पन्न करने वाली सूचियों को हटाने से भविष्य में होने वाली शिकायतों को रोकने में मदद मिलेगी, जिससे वितरण संबंधी समस्याएं पैदा हो सकती हैं।
पुरानी कहावत "एक बुरा सेब ..." निश्चित रूप से ईमेल सूचियों के साथ सच है।
स्वस्थ सब्सक्राइबर बेस बनाने का सबसे अच्छा तरीका डेडवुड को प्रून करना और मातम को दूर करना है। ईमेल पते, जो उछाल देते हैं, या शिकायतों की अधिक संभावना है, को हटाने से ईमेल सूचियों को बढ़ने में मदद मिलेगी और आने वाले कई मौसमों के लिए उत्पादक हो सकते हैं।
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